01 / AI & AUTOMATION
Vad omfattar AI och automation?
Det handlar sällan om att ersätta en människa. Oftast handlar det om att fånga upp det som annars hamnar mellan stolarna: samtalet när ingen hinner svara, frågan som ställs för tionde gången, bokningen som kommer in på kvällen.
AI-receptionist för samtal
Tar emot samtal när ingen kan svara, hämtar in ärendet och lämnar vidare det som behöver en människa. Syftet är att missade samtal inte blir missade kunder.
Chatbot på webbplatsen
Svarar på återkommande frågor direkt på sidan, utifrån information ni själva lämnat. När frågan ligger utanför det ska den lämna över i stället för att gissa.
Automatiska svar och sortering
Inkommande meddelanden kan bekräftas direkt och sorteras efter typ av ärende, så att det brådskande inte ligger kvar bland det som kan vänta.
Bokning och påminnelser
Tider bokas via webbplatsen och bekräftelser skickas automatiskt. Påminnelser inför besöket minskar antalet uteblivna tider.
Arbetsflöden i bakgrunden
Steg som idag görs manuellt, som att föra in en förfrågan på rätt ställe eller skicka vidare en uppgift, kan utföras automatiskt när ett villkor uppfylls.
02 / VAD SOM GÅR ATT AUTOMATISERA
Exempel på återkommande moment
Det lönar sig sällan att automatisera något som sker en gång i månaden. Värdet ligger i det som upprepas ofta och ser likadant ut varje gång.
Vanliga frågor
Öppettider, var ni finns, vad som ingår, hur lång tid något tar.
Förfrågningar
Ta emot, bekräfta och sortera inkommande meddelanden efter ärendetyp.
Bokningar
Boka, bekräfta och påminna utan att någon behöver göra det manuellt.
Vidarebefordring
Skicka rätt ärende till rätt person, i stället för till en gemensam inkorg.
03 / BRA ATT VETA
Vad man bör tänka på
Två saker avgör om det här fungerar. Det första är underlaget: vad systemet får veta om er verksamhet, och hur aktuellt det hålls. Det andra är överlämningen, alltså vad som händer när frågan ligger utanför det automatiken klarar. Ett system som hellre gissar än lämnar över gör skada.
Hanteras personuppgifter behöver det också vara klart var uppgifterna tar vägen och hur länge de sparas. Det är en del av uppsättningen, inte något som läggs till efteråt.
04 / FRÅGOR OCH SVAR
Vanliga frågor om AI och automation
Ersätter det personlig kontakt?
Nej, och det är inte meningen. Automationen tar det repetitiva och lämnar över resten. Kunder som vill prata med en människa ska kunna göra det.
Vad händer om AI:n inte kan svara?
Då ska den säga det och lämna över till er, inte gissa. Hur överlämningen går till bestäms när lösningen sätts upp.
Vilken information behövs för att komma igång?
Det ni redan svarar på dagligen: tjänster, öppettider, villkor och vanliga frågor. Ju tydligare underlag, desto användbarare svar.
Hur hanteras personuppgifter?
Vad som samlas in, var det lagras och hur länge går vi igenom innan något sätts upp, utifrån vad verksamheten behöver.
Passar det ett litet företag?
Ofta ja, särskilt när få personer ska hinna med både arbetet och kundkontakten. Det avgörande är om momentet upprepas tillräckligt ofta.